现在许多人认为人事档案作用不大了，因为很多大学毕业生进入私企工作，私企是不需要人事档案的，一直以灵活就业人员参加工作缴社保直到退休，办理退休时就没用人事档案。那么哪些单位、办理那些事情，需要提供人事档案呢？一、高中开始建立学生档案，高中毕业考入大学，上大学需要进行政审，上大学期间报名参军入伍，参军政审时需提供人事档案。
二、大学毕业后考研、考公务员、考事业单位编制、考入国企工作，考试通过后，进入单位前政审时，需要用到人事档案。
三、参加工作、入伍后申请加入党组织，入党前，党组织对入党积极分子要进行政审，政审时需要人事档案。
四、机关单位、事业单位、国企提干时需要进行政审、考察，政审需要查人事档案。查干部三龄二历确认表，如年龄、工龄、党龄、学历、工作经历其中有一项造假，在不予提拔的同时，还要受到口头警告。
五、申报专业技术职称时需要审查人事档案，做到逐级申报，如技术员只能申报助理工程师，助理工程师可以申报工程师，工程师可以申报高级工程师。在人事档案中都有职称的记载。
六、在国家机关单位、事业单位、国企这些单位之间进行工作调动，需要调档，档案审查合格后才能办理调动手续。
七、单位领导干部首次因公出国，有时会用到人事档案，单位将出国人员的档案交省、市委组织部门先期审核，审核通过后，才能到公安局出入境管理处办理出国护照。
八、国家机关、事业单位工作人员、国企职工和其他企业职工办理退休手续，需要提供人事档案。审查是否达到法定退休年龄、女性职工需审查工人或干部身份，是否属于特殊工种。如女性工人50岁退休，女性干部55岁退休，特殊工种可提前5年退休。
九、还有一些企业下岗工人，这部分人中有年龄较大的，已在企业工作超过一二十年，需要审核档案，到了法定退休年龄后，按企业退休职工办理退休手续。
十、企业下岗的另一部分年轻工人，在原企业工作时间不满10年的，下岗后，按灵活就业人员参加工作，这部分人按灵活就业人员办理退休，仍需人事档案，证明自己档案工龄有多少年。按灵活就业人的女性退休年龄多数地区为55岁，少数地区女性为50岁，应以当地规定的灵活就业人员退休年龄为准。
十一、现在国企退休人员人事档案统一移交当地档案馆。退休人员去世后，子女继承父母遗产，需到父母单位人事部门或档案馆查父母人事档案，来证明你是你父母的子女。
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